支店とのやりとりをプロジェクトフォルダで共有し、連絡の手間が減りました

株式会社 triple a 出版

編集制作部の大野様を中心に MacServer から JECTOR に乗り換えたきっかけと業務上どのように利用されているのかをお聞きしました。

導入前の課題

  • MacServer では容量が不足してきていた
  • ファイルを共有する機会が増え、アカウント管理が必要になった
  • 無料のファイル送信サービスではセキュリティの面で不安があった

 

利用していた社内サーバが壊れそうだった際に、 MacServer(当社が運営している Mac に特化したクラウドストレージサービス)の利用を開始しました。当時は Dropbox くらいしか他にクラウドサービスがなかったです。入稿管理までできる社内用サーバの構築も検討しましたが、2,000万程度かかるという話だったので諦めました。

 

編集製作部 大野様

 

MacServer では決められた容量プランしかありませんでしたが、JECTOR では自分たちのニーズにあった容量で契約できるので、全国の支店を通じての共有や、容量の大きなデータの共有といった用途に使うことができました。他支店とのやり取りの中で動画チェックを行うようになったため、動画をブラウザでプレビューができる点が決め手でした。

 

 

 

導入の決め手

 

  • 用途に合わせた容量設定
  • 細かい権限設定のできるセキュリティ機能
  • 動画プレビュー

 

試用してみると MacServer から改良されている点が多くありました。個人アカウントの管理ができたり、プロジェクトごとにアクセス権を細かく設定できたりと管理機能が向上していました。さらに、ファイル・動画のプレビューができたり、ファイル便に加えてリクエスト便が使えたりと使い勝手がよくなっていました。

 

MacServer では決められた容量プランしかありませんでしたが、JECTOR では自分たちのニーズにあった容量で契約できるので、全国の支店を通じての共有や、容量の大きなデータの共有といった用途に使うことができました。他支店とのやり取りの中で動画チェックを行うようになったため、動画をブラウザでプレビューができる点が決め手でした。

 

繁忙期には、支店をまたいで50人ほどが九州、名古屋、東北からデータを確認します。こうした支店とのやりとりをプロジェクトフォルダで共有すれば連絡する手間も減り便利です。

 

 

 

─導入した結果

雑誌制作では、機材などの素材の共有に使っています。素材一式をプロジェクトにアップロードして全支店と共有しています。各支店で記事を作成しているので各支店ごとに JECTOR にアクセスして必要な素材を探して利用しています。

 

 

JECTOR 導入前、番組買い付けや販売時のスクリーナーは、サンプルデータそのものをアップロードしてもらい、受け取り手はいちいちそれをダウンロードして見るという流れでした。

 

今では、ファイル便をメインで使っています。素材や動画をもらうときにはリクエスト便をよく使っています。無料のファイル送信サービスを利用していましたが、セキュリティ面に不安がありました。JECTOR ではパスワードや有効期限を設定できるので、安全で便利ですね。また、プロジェクト毎にアカウントの権限を細かく設定できるので、よくやりとりする方はプロジェクトに招待するようになりました。

 

以前、重要なファイルを保存していたフォルダが行方不明になったことがありましたが、アクティビティログがあったので、誰がどこに移動したか見つけることができました。あのときは操作したログが確認できて本当に助かりました。閲覧・ダウンロードだけしかできない「ビューアー」権限があるとお聞きしたので、各アカウントで不要な権限は外すようにしたいと思います。

 

会議でも JECTOR を使っています。以前は各自の端末へ会議で使う資料を USB を使って入れていましたが、今は JECTOR の決まったフォルダに置いてあるので、各自でプレビューするようになりました。

 

今後は営業でも JECTOR を使えるようになるといいなと思っています。広告記事を掲載いただくクライアント様に内容チェックをしていただく際、現在は印刷してクライアント様に確認いただき、修正内容を共有しています。今までのやり方を変えるのはなかなか難しいですけど、JECTOR のコメント・マーカー機能を使えばその印刷する手間もコストも削減できますよね。
また、ファイル便を送付した後自動でパスワードが送付されるようになるといいですね。ファイル便をよく使うのでこの機能があるとすごく便利です。
(*現在はパスワードの自動送信オプションがご利用いただけます。ファイル便の送信方法はこちらをご覧ください。)